Documenti da chiedere a un fornitore prima del contratto: elenco pratico

Il preventivo non è il contratto: come si compone il fascicolo

Il preventivo è solo uno dei documenti che precedono la firma. Il fascicolo tipo di una procedura strutturata comprende almeno tre pezzi distinti: richiesta di offerta, schema di contratto e allegato di condizioni particolari.

Per esempio, in una procedura strutturata la richiesta di offerta è accompagnata da un documento di condizioni particolari di contratto, che di norma contiene una sezione dedicata all'oggetto dell'appalto. Chiedere tutti i documenti prima della firma evita di sottoscrivere un testo senza le condizioni credute concordate.

Se la fornitura prevede il montaggio, il contratto non è un semplice ordine di merce: lo schema di contratto può includere espressamente la posa in opera e l'installazione, non solo la consegna del bene. Quando il perimetro contrattuale comprende il montaggio, vanno considerate anche le relative responsabilità.

Elenco minimo da richiedere prima della firma: offerta o preventivo sottoscritto con data e validità; schema di contratto; condizioni particolari o generali di contratto; scheda tecnica del prodotto; allegati richiamati dal contratto (specifiche, planimetrie, dettagli tecnici, modalità di consegna). Se un allegato è citato ma non consegnato, non si può sapere cosa si sta accettando: va chiesto e letto prima.

Checklist numerata da usare prima della firma: 1) visura camerale aggiornata; 2) offerta o preventivo sottoscritto con data e validità; 3) schema di contratto; 4) condizioni particolari o generali di contratto; 5) scheda tecnica del prodotto; 6) allegati richiamati dal contratto. Per ogni voce chiedere conferma scritta di consegna.

Checklist da verificare prima della firma del contratto

Documenti essenziali da richiedere prima del contratto

Chi sta dall'altra parte: dati del fornitore e riferimenti della fornitura

Nei documenti di affidamento la ragione sociale compare per esteso, forma societaria inclusa. Le determine ASST Brianza citano operatori economici come «GE Healthcare S.r.l.» ed «ESAOTE S.p.a.». In contratto deve comparire quel dato esatto, con sede legale, partita IVA, PEC e nominativi del referente commerciale e del referente amministrativo (per fatture e pagamenti). Una ragione sociale abbreviata o un marchio commerciale non identificano il contraente: se il contratto riporta solo il marchio, l'obbligato non è chiaramente individuato.

Prima della firma chiedere la visura camerale aggiornata. È il documento ufficiale della Camera di Commercio, tenuto presso il Registro Imprese: riporta denominazione, forma giuridica, sede legale, codice fiscale, partita IVA, PEC, oggetto, capitale sociale, attività, cariche sociali con poteri di rappresentanza, certificati di qualità e attestazioni. Verificare lo stato dell'impresa (attiva, inattiva, sospesa, in liquidazione, cessata) e eventuali procedure concorsuali.

Nelle forniture gestite con procedure strutturate il fascicolo riporta codici e destinazioni da trasferire nel contratto. Nella stessa determina ASST Brianza compaiono il CIG (BCB8CD1FE1 per GE Healthcare, BCBA4E5E93 per ESAOTE), il CUP (E44E25000310002), l'unità organizzativa competente (Ingegneria Clinica) e i reparti di destinazione. I reparti sono il reparto Rosa Gialla - Chirurgia Vascolare e l'ambulatorio di Chirurgia Vascolare del P.O. di Vimercate. Far comparire nel contratto codici, unità ordinante e destinazione finale elimina le ambiguità su chi ordina cosa e dove deve arrivare il bene.

Schede tecniche e specifiche: cosa deve descrivere il fornitore

Una scheda tecnica utilizzabile in contratto espone dati verificabili, non aggettivi. La pagina prodotto Xerox della cartuccia 006R04670 ha una sezione «Caratteristiche tecniche». Riporta il codice UPC 095205038590, misure e peso (altezza 8,7 in, lunghezza 5,7 in, larghezza 1,292 ft, peso 5,01 lb), i prodotti compatibili (multifunzione VersaLink B625, stampante VersaLink B620) e la resa dichiarata nel titolo (42.000 pagine). Sono le voci da pretendere in forma scritta: codice, caratteristiche, dimensioni, peso, compatibilità con l'ambiente di destinazione.

La stessa scheda Xerox riporta altezza 8,7 in, lunghezza 5,7 in, larghezza 1,292 ft e peso 5,01 lb. Se il contratto è italiano, chiedere per iscritto la conversione in centimetri e chilogrammi e verificare che la scheda allegata riporti le stesse misure.

La scheda Foster del lavello 1024050 mostra un caso frequente: alcuni dati sono nella pagina principale («Acciaio: AISI 304 spessore 1mm», «Finitura: Spazzolato», «Dimensioni: 846x560 mm»), mentre per il foro di incasso la pagina rimanda ai «dettagli tecnici». Se la misura che serve all'installazione è in un documento richiamato e non allegato, quel documento va chiesto e allegato al contratto: altrimenti la specifica che conta resta fuori dall'accordo.

Regola pratica: il contratto deve richiamare espressamente la scheda tecnica allegata e indicare che le specifiche contrattuali sono quelle della scheda. Descrizioni a voce, «come da campione visto in fiera» o indicazioni generiche non sono verificabili in caso di contestazione alla consegna.

Consegna: tempi, luoghi e responsabilità

Le informazioni sulla consegna sono un blocco informativo autonomo, non un capitolo delle caratteristiche tecniche: la pagina Xerox distingue la sezione «Caratteristiche tecniche» dalla sezione «Informazioni sulle consegne». Tempi, modalità e condizioni di spedizione vanno quindi chiesti come voci separate, e non si ricavano dalle specifiche del prodotto.

Quando è previsto il montaggio, il perimetro cambia: lo schema di contratto può includere l'installazione del bene, non solo la consegna. In questi casi dal fornitore vanno ottenute per iscritto le modalità e i tempi di consegna e di installazione. Vanno indicati anche chi installa materialmente, chi verifica la conformità del bene all'arrivo e alla messa in funzione, e quali condizioni dell'ambiente di destinazione devono essere rispettate perché l'installazione sia possibile.

Chi firma deve sapere a chi contestare un danno da ritardo o un'installazione non conforme. Se il contratto non indica chi consegna e chi installa, il fornitore può attribuire il problema al trasportatore o al cliente. Far comparire nel testo i soggetti incaricati di consegna e installazione è la difesa più semplice.

Prezzo e IVA: farsi dire sempre se è inclusa o esclusa

Nei documenti italiani convivono due convenzioni e confonderle cambia l'importo. Le determine di affidamento ASST Brianza indicano gli importi «IVA esclusa»: «Importo euro 13.175,00 IVA esclusa» per la fornitura GE Healthcare e «Importo euro 21.900,00 IVA esclusa» per ESAOTE. Le pagine di vendita online indicano invece il prezzo al pubblico con IVA: la pagina Xerox mostra «€531,37 €648,27 IVA inclusa». La stessa pagina riporta in tabella i prezzi dei rivenditori con l'etichetta «Prezzo IVA esclusa» (€441,50, €648,27, €606,75, €459,77).

Prima di firmare, farsi consegnare un documento di offerta che distingua imponibile, aliquota, importo IVA e totale. Se il fornitore indica solo una cifra, la domanda da porre per iscritto è una sola: quella cifra è IVA inclusa o esclusa?

Lo stesso documento deve elencare cosa è compreso nel prezzo e cosa no: trasporto, installazione e posa in opera, accessori, materiali di consumo, eventuale formazione all'uso. Un prezzo più basso che esclude trasporto o installazione non è confrontabile con un prezzo che li include.

Se una cifra è scritta con il punto decimale anglosassone, chiedere conferma scritta del valore e della convenzione IVA. Il documento di offerta deve usare la virgola decimale italiana.

Prezzo IVA inclusa vs IVA esclusa: differenze operative

Condizioni particolari: oggetto, durata, penali e recesso

Le «Condizioni particolari di contratto» sono il documento in cui si definisce il perimetro. In una procedura strutturata si aprono di norma con l'articolo dedicato all'oggetto dell'appalto. È l'articolo da leggere per primo, perché fissa esattamente cosa viene fornito: se l'oggetto è generico, tutto il resto (prezzo, tempi, garanzia) si applica a qualcosa di indeterminato.

Voci da farsi inviare per iscritto prima della firma, per confrontarle con l'offerta: oggetto e durata del contratto; prezzo e modalità/tempi di pagamento; garanzia e durata. Poi procedura di segnalazione e gestione dei difetti; tempi massimi di intervento; condizioni e conseguenze del recesso; penali per ritardo o inadempimento. Se il fornitore consegna solo il proprio modulo d'ordine standard e nessuna di queste voci è scritta, non esiste un riferimento per contestare un ritardo o un guasto.

Chiedere queste clausole in anticipo permette di negoziare su un testo, invece di scoprirle dopo la firma. Le condizioni particolari di una procedura nascono come allegato alla richiesta di offerta, quindi sono note prima dell'aggiudicazione, non dopo.

Prima della firma, spuntare in ordine: visura camerale; offerta o preventivo sottoscritto; condizioni particolari e generali; schema di contratto con allegati; scheda tecnica; clausole su oggetto, durata, prezzo, pagamenti, garanzia, difetti, interventi, recesso e penali.

Se un documento non arriva: come chiedere e cosa mettere per iscritto

La trasparenza ha limiti fisiologici anche nei documenti pubblici italiani. L'Albo Pretorio on-line dell'ASST Brianza pubblica i provvedimenti per 15 giorni consecutivi. Alcune determine sono marcate come «Non ostensibile a norma dell'art. 26 comma 4 del Decreto Legislativo n. 33 del 14 marzo 2013». Se perfino atti pubblici possono non essere ostensibili, un fornitore privato può legittimamente non consegnare un documento, ma non può limitarsi a dire che «si fa così di solito».

Quando il documento non arriva, mettere la richiesta per iscritto (anche via PEC o e-mail), elencando i documenti mancanti. Chiedere al fornitore una motivazione scritta del rifiuto o dell'indisponibilità.

Se manca la visura camerale, chiedere una visura aggiornata o una dichiarazione sostitutiva sui dati di iscrizione al Registro Imprese.

Come alternativa, chiedere un documento equivalente che copra le stesse informazioni o una dichiarazione sostitutiva con cui il fornitore assume su di sé il contenuto. Nessuno di questi passaggi va fatto a voce: serve una traccia datata.

Se manca un allegato tecnico o una condizione contrattuale e il fornitore non fornisce né il documento né un equivalente, la scelta è tra rinviare la firma e accettare per iscritto il rischio. Firmare senza documento e senza dichiarazione sostitutiva lascia solo la versione del fornitore come prova di quanto concordato.

Procedura da seguire se un documento non arriva

Vantaggi e rischi di firmare senza documenti completi

Dopo la firma: perché conviene archiviare tutto

Il motivo per cui questa raccolta ha senso nel tempo è pratico: in caso di contestazione l'onere di provare come sono andate le cose ricade spesso su chi non ha carte. In materia di accertamenti, i versamenti sui conti correnti bancari sono presunti reddito imponibile e spetta al contribuente dimostrare analiticamente la diversa natura delle somme. Lo stesso schema vale in una lite commerciale: chi non ha il documento deve ricostruire i fatti a posteriori.

Da archiviare, in una cartella per fornitore e per anno: visura camerale, offerta e preventivo firmati, condizioni particolari e generali, schema di contratto sottoscritto con gli allegati, schede tecniche allegate. Poi conferme d'ordine, documenti di trasporto e di consegna, eventuali verbali di installazione o collaudo, fatture e quietanze di pagamento, corrispondenza scritta su modifiche, ritardi e difetti.

Il criterio pratico non è solo cosa conservare ma come ritrovarlo. Usare nomi di file con data e identificativo del documento (per esempio numero di fattura o CIG). Tenere una cartella separata per gli allegati tecnici, così che una specifica richiamata in contratto sia recuperabile in pochi secondi. Il periodo di conservazione va allineato alla durata del contratto e ai termini entro cui le fatture e le prestazioni possono essere contestate.