Documenti da chiedere a un fornitore prima del contratto: elenco pratico

Il preventivo non è il contratto: come si compone il fascicolo

Il preventivo è solo uno dei documenti che precedono la firma. Il fascicolo tipo di una procedura strutturata comprende almeno tre pezzi distinti: richiesta di offerta, schema di contratto e allegato di condizioni particolari. Per esempio, la Richiesta Di Offerta (RDO) dell'Agenzia delle Entrate è accompagnata da un documento intitolato «Condizioni particolari di contratto», che si apre con «Art. 1 - Oggetto dell'appalto». Chiedere tutti e tre prima della firma evita di sottoscrivere un testo che non contiene le condizioni credute concordate.

Se la fornitura prevede il montaggio, il contratto non è un semplice ordine di merce. Lo schema di contratto di una procedura aperta pubblicata da SORESA parla esplicitamente di «fornitura e posa in opera» di n. 1 acceleratore lineare destinato all'U.O. di Radioterapia. Quando compare una formula di questo tipo (fornitura e posa in opera, installazione inclusa), il perimetro contrattuale comprende il montaggio e le relative responsabilità, non solo la consegna del bene.

Elenco minimo da richiedere prima della firma: offerta/preventivo sottoscritto con data e validità; schema di contratto; condizioni particolari o generali di contratto; scheda tecnica del prodotto; allegati richiamati dal contratto (specifiche, planimetrie, dettagli tecnici, modalità di consegna). Se un allegato è citato ma non consegnato, non si può sapere cosa si sta accettando: va chiesto e letto prima.

Chi sta dall'altra parte: dati del fornitore e riferimenti della fornitura

Nei documenti di affidamento la ragione sociale compare per esteso, forma societaria inclusa: nelle determine dell'ASST Brianza sono citati operatori economici come «GE Healthcare S.r.l.» ed «ESAOTE S.p.a.». È quel dato esatto che deve comparire in contratto, insieme a sede legale, partita IVA, PEC e nominativi del referente commerciale e del referente amministrativo (per fatture e pagamenti). Una ragione sociale abbreviata o un marchio commerciale non identificano il contraente: se il contratto riporta solo il marchio, l'obbligato non è chiaramente individuato.

Nelle forniture gestite con procedure strutturate il fascicolo riporta codici e destinazioni da trasferire nel contratto. Nella stessa determina ASST Brianza compaiono il CIG (BCB8CD1FE1 per GE Healthcare, BCBA4E5E93 per ESAOTE), il CUP (E44E25000310002), l'unità organizzativa competente (Ingegneria Clinica) e i reparti di destinazione (il reparto Rosa Gialla - Chirurgia Vascolare e l'ambulatorio di Chirurgia Vascolare del P.O. di Vimercate). Far comparire nel contratto codici, unità ordinante e destinazione finale elimina le ambiguità su chi ordina cosa e dove deve arrivare il bene.

Schede tecniche e specifiche: cosa deve descrivere il fornitore

Una scheda tecnica utilizzabile in contratto è quella che espone dati verificabili, non aggettivi. La pagina prodotto Xerox della cartuccia 006R04670 è organizzata con una sezione «Caratteristiche tecniche» che riporta il codice UPC 095205038590 e misure e peso (altezza 8,7 in, lunghezza 5,7 in, larghezza 1,292 ft, peso 5,01 lb), con i prodotti compatibili elencati (multifunzione VersaLink B625, stampante VersaLink B620) e la resa dichiarata nel titolo (42.000 pagine). Sono esattamente le voci da pretendere in forma scritta: codice, caratteristiche, dimensioni, peso, compatibilità con l'ambiente di destinazione.

La scheda Foster del lavello 1024050 mostra un caso frequente: alcuni dati sono nella pagina principale («Acciaio: AISI 304 spessore 1mm», «Finitura: Spazzolato», «Dimensioni: 846x560 mm»), mentre per il foro di incasso la pagina rimanda ai «dettagli tecnici». Se la misura che serve all'installazione è in un documento richiamato e non allegato, quel documento va chiesto e allegato al contratto: altrimenti la specifica che conta resta fuori dall'accordo.

Regola pratica: il contratto deve richiamare espressamente la scheda tecnica allegata e indicare che le specifiche contrattuali sono quelle della scheda. Descrizioni a voce, «come da campione visto in fiera» o indicazioni generiche non sono verificabili in caso di contestazione alla consegna.

Elementi chiave da verificare nella scheda tecnica del prodotto

Consegna: tempi, luoghi e responsabilità

Le informazioni sulla consegna sono un blocco informativo autonomo, non un capitolo delle caratteristiche tecniche: la pagina Xerox distingue la sezione «Caratteristiche tecniche» dalla sezione «Informazioni sulle consegne». Tempi, modalità e condizioni di spedizione vanno quindi chiesti come voci separate, e non si ricavano dalle specifiche del prodotto.

Quando è previsto il montaggio, il perimetro cambia: lo schema di contratto della procedura SORESA parla di «fornitura e posa in opera» di un acceleratore lineare destinato all'U.O. di Radioterapia. In questi casi dal fornitore vanno ottenute per iscritto: modalità e tempi di consegna, chi materialmente installa, chi verifica la conformità del bene all'arrivo e alla messa in funzione, e quali condizioni dell'ambiente di destinazione devono essere rispettate perché l'installazione sia possibile.

Chi firma deve sapere a chi contestare un danno da ritardo o un'installazione non conforme: se il contratto non indica chi consegna e chi installa, il fornitore può attribuire il problema al trasportatore o al cliente. Far comparire nel testo i soggetti incaricati di consegna e posa in opera è la difesa più semplice.

Prezzo e IVA: farsi dire sempre se è inclusa o esclusa

Nei documenti italiani convivono due convenzioni e confonderle cambia l'importo. Le determine di affidamento ASST Brianza indicano gli importi «IVA esclusa» (per esempio «Importo euro 13.175,00 IVA esclusa» per la fornitura GE Healthcare e «Importo euro 21.900,00 IVA esclusa» per ESAOTE). Le pagine di vendita online indicano invece il prezzo al pubblico con IVA: la pagina Xerox mostra «€531,37 €648,27 IVA inclusa», e la stessa pagina riporta in tabella i prezzi dei rivenditori con l'etichetta «Prezzo IVA exclusa» (€441.50, €648.27, €606.75, €459.77).

Prima di firmare, farsi consegnare un documento di offerta che distingua imponibile, aliquota, importo IVA e totale. Se il fornitore indica solo una cifra, la domanda da porre per iscritto è una sola: quella cifra è IVA inclusa o esclusa?

Lo stesso documento deve elencare cosa è compreso nel prezzo e cosa no: trasporto, installazione e posa in opera, accessori, materiali di consumo, eventuale formazione all'uso. Un prezzo più basso che esclude trasporto o installazione non è confrontabile con un prezzo che li include.

Prezzo IVA inclusa vs IVA esclusa: differenze nei documenti italiani

Condizioni particolari: oggetto, durata, penali e recesso

Le «Condizioni particolari di contratto» sono il documento in cui si definisce il perimetro: quelle allegate alla Richiesta Di Offerta dell'Agenzia delle Entrate si aprono con «Art. 1 - Oggetto dell'appalto». È l'articolo da leggere per primo, perché fissa esattamente cosa viene fornito: se l'oggetto è generico, tutto il resto (prezzo, tempi, garanzia) si applica a qualcosa di indeterminato.

Voci da farsi inviare per iscritto prima della firma, così da confrontarle con l'offerta: oggetto e durata del contratto; prezzo e modalità/tempi di pagamento; garanzia e durata; procedura di segnalazione e gestione dei difetti; tempi massimi di intervento; condizioni e conseguenze del recesso; penali per ritardo o inadempimento. Se il fornitore consegna solo il proprio modulo d'ordine standard e nessuna di queste voci è scritta, non esiste un riferimento per contestare un ritardo o un guasto.

Chiedere queste clausole in anticipo permette di negoziare su un testo, invece di scoprirle dopo la firma: le condizioni particolari di una procedura nascono come allegato alla richiesta di offerta, quindi sono note prima dell'aggiudicazione, non dopo.

Voci essenziali da chiedere nelle condizioni particolari di contratto

Se un documento non arriva: come chiedere e cosa mettere per iscritto

La trasparenza ha limiti fisiologici anche nei documenti pubblici italiani. L'Albo Pretorio on-line dell'ASST Brianza pubblica i provvedimenti per un periodo di 15 giorni consecutivi, e alcune determine sono marcate come «Non ostensibile a norma dell'art. 26 comma 4 del Decreto Legislativo n. 33 del 14 marzo 2013». Se perfino atti pubblici possono non essere ostensibili, un fornitore privato può legittimamente non consegnare un documento, ma non può limitarsi a dire che «si fa così di solito».

Procedura operativa quando il documento non arriva: mettere la richiesta per iscritto (anche via PEC o e-mail) elencando i documenti mancanti; chiedere al fornitore una motivazione scritta del rifiuto o dell'indisponibilità; come alternativa, chiedere un documento equivalente che copra le stesse informazioni o una dichiarazione sostitutiva con cui il fornitore assume su di sé il contenuto. Nessuno di questi passaggi va fatto a voce: serve una traccia datata.

Se manca un allegato tecnico o una condizione contrattuale e il fornitore non fornisce né il documento né un equivalente, la scelta è tra rinviare la firma e accettare per iscritto il rischio: firmare senza documento e senza dichiarazione sostitutiva lascia solo la versione del fornitore come prova di quanto concordato.

Dopo la firma: perché conviene archiviare tutto

Il motivo per cui questa raccolta ha senso nel tempo è pratico: in caso di contestazione l'onere di provare come sono andate le cose ricade spesso su chi non ha carte. La giurisprudenza richiamata in materia di accertamenti ritiene che i versamenti sui conti correnti bancari siano presunti reddito imponibile e che spetti al contribuente dimostrare analiticamente la diversa natura delle somme. Lo stesso schema vale in una lite commerciale: chi non ha il documento deve ricostruire i fatti a posteriori.

Da archiviare, in una cartella per fornitore e per anno: offerta e preventivo firmati, condizioni particolari e generali, schema di contratto sottoscritto con gli allegati, schede tecniche allegate, conferme d'ordine, documenti di trasporto e di consegna, eventuali verbali di installazione o collaudo, fatture e quietanze di pagamento, corrispondenza scritta su modifiche, ritardi e difetti.

Il criterio pratico non è solo cosa conservare ma come ritrovarlo: nomi di file che contengono data e identificativo del documento (per esempio numero di fattura o CIG) e una cartella separata per gli allegati tecnici, così che una specifica richiamata in contratto sia recuperabile in pochi secondi quando serve. Il periodo di conservazione va allineato alla durata del contratto e ai termini entro cui le fatture e le prestazioni possono essere contestate.