Referenze e certificazioni di un fornitore: come verificarle su fonti pubbliche

Perché verificare un fornitore su fonti pubbliche

Referenze commerciali e certificazioni richiedono verifiche diverse. Una referenza è un cliente che dichiara di aver lavorato bene con il fornitore. Non compare in nessuna banca dati.

L'unico controllo è contattare il soggetto citato. Farsi confermare cosa è stato fornito, quando e con quali problemi.

Una certificazione da organismo accreditato è spesso interrogabile online. Accredia pubblica i dati delle organizzazioni e delle aziende con sistema di gestione certificato, di alcune categorie di prodotti e servizi certificati e delle figure professionali certificate dagli organismi accreditati.

Il confine tra verificabile e non dipende da chi ha emesso il certificato e da come è stato pubblicato. Se il documento compare nella banca dati Accredia, si controllano stato e dati identificativi. Altrimenti la verifica resta diretta.

Se lo schema è privato, l'organismo non è accreditato o il certificato non è pubblicato, si chiede all'organismo emittente conferma scritta del rilascio, dell'ambito coperto e della validità.

Per gli schemi accreditati il riferimento nazionale è Accredia. Secondo la ricostruzione di Agendadigitale.eu (1° febbraio 2017), è l'unico organismo nazionale autorizzato dallo Stato a svolgere attività di accreditamento.

I dati delle certificazioni sono caricati direttamente sul sito Accredia dagli organismi di certificazione competenti. Sono responsabili della qualità e dell'aggiornamento delle informazioni, quindi i dati sono suscettibili di variazioni.

La banca dati è una fotografia fornita dall'organismo, non un atto definitivo. Può contenere anche certificati sospesi pubblicati dagli organismi stessi.

Referenze commerciali e certificazioni: dove si verificano

Le fonti pubbliche da usare e cosa permettono di controllare

La banca dati Accredia si divide in tre aree: Accreditamenti, Certificazioni e Statistiche.

L'area Accreditamenti raccoglie i dati degli organismi e dei laboratori che operano in tutti gli schemi e settori accreditati. Include certificati di accreditamento, allegati ed elenchi delle prove accreditate scaricabili.

L'area Certificazioni contiene i dati delle aziende con sistema di gestione certificato, di alcune categorie di prodotti e servizi certificati e delle figure professionali certificate.

I dati sono aggiornati dopo ogni seduta dei Comitati e Sotto Comitati Settoriali di Accreditamento di competenza. L'utilizzo delle banche dati è soggetto alle Note Legali pubblicate sul sito.

Alcune verifiche non si fanno nella banca dati Accredia, ma in registri collegati.

Per l'F-Gas, i dati delle certificazioni di persone e imprese sono disponibili tramite collegamento con il Registro Nazionale dei Gas Fluorurati ad effetto serra.

Per gli istituti di vigilanza privata, i dati delle certificazioni sono disponibili tramite collegamento con il sito della Polizia di Stato.

Per i conservatori di documenti informatici, l'articolo 44-bis del Codice dell'Amministrazione Digitale, come modificato dal D.lgs. 179/2016, prevede l'accreditamento presso AgID. Secondo Agendadigitale.eu (1° febbraio 2017), AgID ha sospeso l'accreditamento dal 14 settembre 2016. Ha previsto che i conservatori ottengano una relazione di valutazione della conformità rilasciata da un organismo di certificazione accreditato da Accredia.

I dati delle certificazioni sono caricati dagli organismi di certificazione, responsabili della qualità e dell'aggiornamento. Possono quindi variare e la banca dati può contenere certificati sospesi.

Dal 2025 Accredia ha organizzato gli accreditamenti secondo un'anagrafica unica, con riassegnazione dei numeri di accreditamento per ciascun soggetto giuridico. Sul sito è pubblicata una tabella di correlazione tra vecchio e nuovo numero e i relativi schemi per ogni CAB. La tabella rimanda a specifiche circolari per il periodo transitorio.

In caso di dubbio, Accredia indica di contattare il singolo CAB o la segreteria all'indirizzo [email protected].

Verificare l'organismo di certificazione prima del fornitore

La validità di un certificato di sistema di gestione dipende dall'accreditamento dell'organismo che lo ha emesso. La prima ricerca, quindi, riguarda l'organismo.

Nella sezione Accreditamenti si cercano gli organismi e i laboratori che operano in tutti gli schemi e settori gestiti da Accredia. Si controlla la validità dei certificati di accreditamento rilasciati a organismi di certificazione, di ispezione e di verifica e convalida.

La stessa verifica riguarda organismi di certificazione esteri riconosciuti nel settore IAF 28 (costruzioni), laboratori di prova, laboratori medici e organizzatori di prove valutative interlaboratorio.

Riguarda anche laboratori di taratura, produttori di materiali di riferimento e biobanche.

Per ciascun organismo sono disponibili le principali informazioni anagrafiche. Si possono scaricare liberamente il certificato di accreditamento e i relativi allegati.

Il certificato riporta la norma di accreditamento, il numero di accreditamento/certificato e le date di emissione e di scadenza. L'allegato contiene scopo e settori di accreditamento.

La ricerca si può filtrare per organismo accreditato/riconosciuto, schema di accreditamento, altri schemi SGQ, settore IAF di accreditamento, città, provincia, regione e stato. È possibile separare gli organismi accreditati da quelli riconosciuti e usare una ricerca libera per scopo e per testo del PDF di accreditamento tramite parole chiave.

Il controllo pratico è la corrispondenza tra ciò che il fornitore esibisce e ciò che l'organismo è accreditato a fare. La norma di accreditamento e i settori IAF indicati nell'allegato devono coprire l'attività e il settore per cui è stato rilasciato il certificato del fornitore.

Nel solo settore IAF 28 (costruzioni), Accredia, in virtù di accordi e protocolli di intesa, riconosce gli accreditamenti rilasciati da altri Enti firmatari degli Accordi EA MLA. In quel caso l'organismo emittente può risultare riconosciuto e non accreditato da Accredia.

Verificare l'organismo di certificazione

Controllare il certificato del fornitore nella banca dati Accredia

Nella sezione Certificazioni sono pubblicati i dati delle organizzazioni con un certificato di sistema di gestione in corso di validità. Il certificato è rilasciato da organismi di certificazione accreditati o riconosciuti.

La maschera di interrogazione permette di verificare la validità delle certificazioni rilasciate.

I filtri disponibili sono: numero di certificato, data di rilascio, azienda, partita IVA/codice fiscale, scopo, stato, regione, provincia, città, organismo accreditato/riconosciuto, settore IAF di certificazione, norma di certificazione e norma con revisioni.

In pratica, conviene partire dalla partita IVA o dal codice fiscale quando la ragione sociale è ambigua o simile a quella di altre società. Si parte dal numero di certificato quando il fornitore lo esibisce.

Il filtro "norma con revisioni" distingue la versione della norma. Una ISO 9001 in edizione precedente non equivale all'edizione in vigore.

Il settore IAF indica se il certificato copre davvero il settore economico in cui il fornitore opera.

Il campo "stato" è quello da leggere per primo. La banca dati può contenere anche certificati sospesi pubblicati dagli organismi di certificazione. La sola presenza del nominativo nel risultato di ricerca non basta.

Se il numero di accreditamento dell'organismo citato sul certificato del fornitore è antecedente alla riorganizzazione del 2025, va usata la tabella di correlazione pubblicata da Accredia tra precedente e nuovo numero. La tabella riporta anche gli schemi per ciascun CAB.

Serve per non concludere erroneamente che l'organismo non è accreditato.

In caso di dubbio, Accredia indica di contattare il singolo CAB o la segreteria Accredia.

Certificazioni di prodotto e servizio

Per i prodotti e i servizi certificati, Accredia pubblica i dati di alcune categorie con certificato in corso di validità. Il certificato è rilasciato da organismi di certificazione accreditati.

La ricerca usa un'apposita maschera.

I filtri disponibili sono: numero di certificato, data di rilascio, azienda, partita IVA/codice fiscale, scopo, stato, regione, provincia, città, organismo accreditato, norma tecnica/schema privato.

Anche questi dati sono caricati dagli organismi di certificazione. La banca dati può contenere certificati sospesi.

Quando il certificato esibito dal fornitore richiama uno schema privato o una norma tecnica, il filtro dedicato è il modo per rintracciarlo.

Se lo schema non compare tra quelli pubblicati, la verifica va richiesta direttamente all'organismo emittente. Va chiesta anche la conferma che quello schema rientra nel suo scopo di accreditamento riportato nell'allegato al certificato di accreditamento.

Per le categorie che non transitano nella banca dati Accredia — F-Gas e istituti di vigilanza privata — il controllo si sposta sui registri collegati indicati nella sezione Certificazioni.

Figure professionali e persone certificate

La sezione Certificazioni comprende due ricerche distinte.

La prima, "Figure professionali certificate", pubblica i dati dei professionisti con un certificato in corso di validità rilasciato da organismi di certificazione accreditati. Consente di verificare la validità delle certificazioni tramite un'apposita maschera.

La seconda, "Persone certificate DigComp e DigCompEdu", è dedicata specificamente a queste certificazioni.

Per i certificati DigComp 2.2 e DigCompEdu, la guida pubblicata da Skill on Line (certiskill.eu) indica la procedura.

Si legge il QR code presente sul certificato. Il QR code rimanda all'area riservata del proprio OpenBadge. Il nome risulta presente nel Registro delle figure professionali di Accredia.

La ricerca si effettua inserendo nome o codice fiscale e selezionando la certificazione.

Per chi valuta un fornitore o un collaboratore, un PDF privo di QR code funzionante e non rintracciabile nel registro non è verificabile in modo autonomo. In quel caso la conferma va chiesta all'organismo che ha emesso il certificato.

Verificare una certificazione individuale con QR code

Validità, sospensione e revoca: cosa non ignorare

Un certificato può cessare di essere valido senza sparire dai documenti che il fornitore ha in mano.

La banca dati Accredia può contenere anche certificati sospesi, pubblicati dagli organismi di certificazione. È il campo "stato" del risultato di ricerca a dire se il certificato è attivo, non l'esistenza del nominativo.

Per i laboratori di prova, il certificato di accreditamento riporta espressamente che non è da ritenersi valido se non accompagnato dagli Elenchi Prove. Gli Elenchi Prove possono variare nel tempo. Il certificato può essere sospeso o revocato.

Chi usa un laboratorio per prove, misure o analisi deve scaricare e conservare anche gli elenchi delle prove accreditate. Deve ricontrollarli nel tempo, perché l'elenco allegato è parte integrante della validità del certificato.

Per i certificati digitali, la verifica va fatta con gli strumenti online del prestatore di servizi fiduciari, non con la copia ricevuta.

Il manuale operativo di un prestatore di firma digitale distingue la revoca, definitiva, dalla sospensione, temporanea.

Le regole tecniche di AgID prevedono di verificare lo stato del certificato tramite OCSP o liste di revoca; le informazioni sulla revoca e sospensione sono liberamente accessibili in rete.

Un certificato digitale salvato in PDF può quindi risultare revocato o sospeso al momento in cui lo si usa.

Sospensione e revoca di un certificato digitale

Checklist pratica per la due diligence di un fornitore

1. Raccogliere i dati prima di cercare: ragione sociale esatta, partita IVA o codice fiscale, numero di certificato, norma e revisione, nome dell'organismo emittente, data di rilascio.

Sono gli stessi campi con cui si interrogano le maschere di ricerca Accredia: azienda, partita IVA/codice fiscale, numero di certificato, norma di certificazione, norma con revisioni.

2. Verificare l'organismo nella sezione Accreditamenti: scaricare il certificato di accreditamento e l'allegato. Controllare norma di accreditamento, numero, data di emissione e di scadenza, scopo e settori di accreditamento.

Confrontare questi dati con l'attività e il settore del fornitore.

Se il numero di accreditamento è antecedente al 2025, usare la tabella di correlazione pubblicata da Accredia.

Per il settore IAF 28 (costruzioni), tenere presente che Accredia riconosce anche accreditamenti rilasciati da altri Enti firmatari degli Accordi EA MLA.

3. Verificare il certificato del fornitore nella sezione Certificazioni: cercare per partita IVA/codice fiscale o numero di certificato. Leggere stato, scopo, settore IAF, organismo e area geografica.

Considerare che la banca dati può contenere certificati sospesi. Per prodotti e servizi usare i filtri dedicati, compreso quello per norma tecnica/schema privato.

I dati sono aggiornati dopo ogni seduta dei Comitati e Sotto Comitati Settoriali di Accreditamento, sono caricati dagli organismi di certificazione e possono variare.

In caso di dubbio sul numero di accreditamento, Accredia indica di contattare il singolo CAB o la segreteria [email protected].

7. Trattare separatamente le referenze commerciali: non essendo pubblicate in alcuna banca dati, richiedono una verifica diretta con il cliente citato.

La verifica va condotta con le stesse domande della due diligence documentale: cosa è stato fornito, quando, con quali esiti.

Checklist per la due diligence di un fornitore