Referenze e certificazioni di un fornitore: come verificarle su fonti pubbliche

Perché verificare un fornitore su fonti pubbliche

Referenze commerciali e certificazioni richiedono verifiche diverse. Una referenza — un cliente che dichiara di aver lavorato bene con il fornitore — non compare in nessuna banca dati: l'unico controllo è contattare il soggetto citato e farsi confermare cosa è stato fornito, quando e con quali problemi. Una certificazione rilasciata da un organismo accreditato, invece, è spesso interrogabile online: Accredia pubblica i dati delle organizzazioni e delle aziende con sistema di gestione certificato, di alcune categorie di prodotti e servizi certificati e delle figure professionali certificate dagli organismi accreditati.

Il confine tra ciò che è verificabile e ciò che non lo è dipende da chi ha emesso il certificato e da come è stato pubblicato. Se il documento compare nella banca dati Accredia, si possono controllare stato e dati identificativi; se lo schema è privato, l'organismo non è accreditato o il certificato non è pubblicato, la verifica resta diretta: si chiede all'organismo emittente conferma scritta del rilascio, dell'ambito coperto e della validità. Per gli schemi accreditati il riferimento nazionale è Accredia, che secondo la ricostruzione di Agendadigitale.eu (1° febbraio 2017) è l'unico organismo nazionale autorizzato dallo Stato a svolgere attività di accreditamento.

Un elemento cambia il peso della verifica: i dati delle certificazioni sono caricati direttamente sul sito Accredia dagli organismi di certificazione competenti, responsabili della qualità e dell'aggiornamento delle informazioni, e sono quindi suscettibili di variazioni. La banca dati è una fotografia fornita dall'organismo, non un atto definitivo, e può contenere anche certificati sospesi pubblicati dagli organismi stessi.

Referenza commerciale e certificazione: due verifiche diverse

Le fonti pubbliche da usare e cosa permettono di controllare

La banca dati Accredia si divide in tre aree: Accreditamenti, Certificazioni e Statistiche. L'area Accreditamenti raccoglie i dati degli organismi e dei laboratori che operano in tutti gli schemi e settori accreditati, con certificati di accreditamento, allegati ed elenchi delle prove accreditate scaricabili. L'area Certificazioni contiene i dati delle aziende con sistema di gestione certificato, di alcune categorie di prodotti e servizi certificati e delle figure professionali certificate. I dati vengono aggiornati dopo ogni seduta dei Comitati e Sotto Comitati Settoriali di Accreditamento di competenza; l'utilizzo delle banche dati è soggetto alle Note Legali pubblicate sul sito.

Alcune verifiche non si fanno nella banca dati Accredia ma in registri collegati. Per l'F-Gas, i dati delle certificazioni di persone e imprese sono disponibili tramite collegamento con il Registro Nazionale dei Gas Fluorurati ad effetto serra. Per gli istituti di vigilanza privata, i dati delle certificazioni sono disponibili tramite collegamento con il sito della Polizia di Stato. Per i conservatori di documenti informatici, l'articolo 44-bis del Codice dell'Amministrazione Digitale, come modificato dal D.lgs. 179/2016, prevede l'accreditamento presso AgID; secondo Agendadigitale.eu (1° febbraio 2017) AgID ha sospeso l'accreditamento dal 14 settembre 2016 e ha previsto che i conservatori ottengano una relazione di valutazione della conformità rilasciata da un organismo di certificazione accreditato da Accredia.

Due avvertenze operative su queste fonti. Primo: i dati delle certificazioni sono caricati dagli organismi di certificazione, responsabili della qualità e dell'aggiornamento, quindi possono variare e la banca dati può contenere certificati sospesi. Secondo: dal 2025 Accredia ha organizzato gli accreditamenti secondo un'anagrafica unica, con riassegnazione dei numeri di accreditamento per ciascun soggetto giuridico; sul sito è pubblicata una tabella di correlazione tra vecchio e nuovo numero e i relativi schemi per ogni CAB, con rimando a specifiche circolari per il periodo transitorio. In caso di dubbio Accredia indica di contattare il singolo CAB o la segreteria all'indirizzo [email protected].

Dove si verifica cosa: banca dati Accredia e registri collegati

Verificare l'organismo di certificazione prima del fornitore

La validità di un certificato di sistema di gestione dipende dall'accreditamento dell'organismo che lo ha emesso: la prima ricerca, quindi, riguarda l'organismo. Nella sezione Accreditamenti si possono cercare gli organismi e i laboratori che operano in tutti gli schemi e settori gestiti da Accredia e verificare la validità dei certificati di accreditamento rilasciati a: organismi di certificazione, di ispezione e di verifica e convalida; organismi di certificazione esteri riconosciuti nel settore IAF 28 (costruzioni); laboratori di prova; laboratori medici; organizzatori di prove valutative interlaboratorio; laboratori di taratura; produttori di materiali di riferimento; biobanche.

Per ciascun organismo sono disponibili le principali informazioni anagrafiche e si possono scaricare liberamente il certificato di accreditamento e i relativi allegati. Il certificato riporta la norma di accreditamento, il numero di accreditamento/certificato e le date di emissione e di scadenza; l'allegato contiene scopo e settori di accreditamento. La ricerca si può filtrare per organismo accreditato/riconosciuto, schema di accreditamento, altri schemi SGQ, settore IAF di accreditamento, città, provincia, regione e stato; è possibile separare gli organismi accreditati da quelli riconosciuti e usare una ricerca libera per scopo e per testo del PDF di accreditamento tramite parole chiave.

Il controllo pratico da fare con questi documenti è la corrispondenza tra ciò che il fornitore esibisce e ciò che l'organismo è accreditato a fare: la norma di accreditamento e i settori IAF indicati nell'allegato devono coprire l'attività e il settore per cui è stato rilasciato il certificato del fornitore. Nel solo settore IAF 28 (costruzioni) Accredia, in virtù di accordi e protocolli di intesa, riconosce gli accreditamenti rilasciati da altri Enti firmatari degli Accordi EA MLA: in quel caso l'organismo emittente può risultare riconosciuto e non accreditato da Accredia.

Verificare l'organismo di certificazione prima del fornitore

Controllare il certificato del fornitore nella banca dati Accredia

Nella sezione Certificazioni sono pubblicati i dati delle organizzazioni in possesso di un certificato di sistema di gestione in corso di validità rilasciato da organismi di certificazione accreditati o riconosciuti. La maschera di interrogazione permette di verificare la validità delle certificazioni rilasciate e di filtrare per: numero di certificato, data di rilascio, azienda, partita IVA/codice fiscale, scopo, stato, regione, provincia, città, organismo accreditato/riconosciuto, settore IAF di certificazione, norma di certificazione e norma con revisioni.

In pratica, conviene partire dalla partita IVA o dal codice fiscale quando la ragione sociale è ambigua o simile a quella di altre società, e dal numero di certificato quando il fornitore lo esibisce. Il filtro "norma con revisioni" distingue la versione della norma (una ISO 9001 in edizione precedente non equivale all'edizione in vigore), mentre il settore IAF indica se il certificato copre davvero il settore economico in cui il fornitore opera. Il campo "stato" è quello da leggere per primo: la banca dati può contenere anche certificati sospesi pubblicati dagli organismi di certificazione, quindi la sola presenza del nominativo nel risultato di ricerca non basta.

Se il numero di accreditamento dell'organismo citato sul certificato del fornitore è antecedente alla riorganizzazione del 2025, va usata la tabella di correlazione pubblicata da Accredia tra precedente e nuovo numero, che riporta anche gli schemi per ciascun CAB, per non concludere erroneamente che l'organismo non è accreditato. In caso di dubbio Accredia indica di contattare il singolo CAB o la segreteria Accredia.

Cosa controllare nel certificato del fornitore in banca dati

Certificazioni di prodotto e servizio

Per i prodotti e i servizi certificati, Accredia pubblica i dati di alcune categorie di prodotti e servizi con certificato in corso di validità rilasciato da organismi di certificazione accreditati. La ricerca usa un'apposita maschera e i filtri disponibili sono: numero di certificato, data di rilascio, azienda, partita IVA/codice fiscale, scopo, stato, regione, provincia, città, organismo accreditato, norma tecnica/schema privato. Anche questi dati sono caricati dagli organismi di certificazione e la banca dati può contenere certificati sospesi.

Quando il certificato esibito dal fornitore richiama uno schema privato o una norma tecnica, il filtro dedicato è il modo per rintracciarlo; se lo schema non compare tra quelli pubblicati, la verifica va richiesta direttamente all'organismo emittente, insieme alla conferma che quello schema rientra nel suo scopo di accreditamento riportato nell'allegato al certificato di accreditamento. Per le categorie che non transitano nella banca dati Accredia — F-Gas e istituti di vigilanza privata — il controllo si sposta sui registri collegati indicati nella sezione Certificazioni.

Figure professionali e persone certificate

La sezione Certificazioni comprende due ricerche distinte. La prima, "Figure professionali certificate", pubblica i dati dei professionisti in possesso di un certificato in corso di validità rilasciato da organismi di certificazione accreditati e consente di verificare la validità delle certificazioni tramite un'apposita maschera. La seconda, "Persone certificate DigComp e DigCompEdu", è dedicata specificamente a queste certificazioni.

Per i certificati DigComp 2.2 e DigCompEdu, la guida pubblicata da Skill on Line (certiskill.eu) indica la procedura: si legge il QR code presente sul certificato, che rimanda all'area riservata del proprio OpenBadge, e il nome risulta presente nel Registro delle figure professionali di Accredia; la ricerca si effettua inserendo nome o codice fiscale e selezionando la certificazione. Per chi valuta un fornitore o un collaboratore, la conseguenza pratica è che un PDF privo di QR code funzionante e non rintracciabile nel registro non è verificabile in modo autonomo: in quel caso la conferma va chiesta all'organismo che ha emesso il certificato.

Verificare un certificato DigComp 2.2 o DigCompEdu

Validità, sospensione e revoca: cosa non ignorare

Un certificato può cessare di essere valido senza sparire dai documenti che il fornitore ha in mano. La banca dati Accredia può contenere anche certificati sospesi, pubblicati dagli organismi di certificazione: è il campo "stato" del risultato di ricerca, non l'esistenza del nominativo, a dire se il certificato è attivo.

Per i laboratori di prova, il certificato di accreditamento riporta espressamente che non è da ritenersi valido se non accompagnato dagli Elenchi Prove, che possono variare nel tempo, e che può essere sospeso o revocato. Chi usa un laboratorio per prove, misure o analisi deve quindi scaricare e conservare anche gli elenchi delle prove accreditate e ricontrollarli nel tempo, perché l'elenco allegato è parte integrante della validità del certificato.

Per i certificati digitali, la verifica va fatta con gli strumenti online del prestatore di servizi fiduciari, non con la copia ricevuta. Il manuale operativo di un prestatore di firma digitale distingue la revoca, definitiva, dalla sospensione, temporanea; il manuale operativo per i QTSP pubblicato da AgID il 17 ottobre 2022 prevede di verificare validità, sospensione o revoca del certificato utilizzando le informazioni di verifica messe a disposizione. Un certificato digitale salvato in PDF può quindi risultare revocato o sospeso al momento in cui lo si usa.

Revoca e sospensione: due situazioni, una verifica online

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